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Erfolgreicher Abschluss des Projekts „Prozessmanagement Integration“

Pforzheim setzt neue Standards für effizientes Onboarding und Verwaltungsprozesse

©Stadt PforzheimFoto: Ljiljana Berakovic

Nach sechs intensiven Monaten hat das Amt für öffentliche Ordnung der Stadt Pforzheim das Projekt „Prozessmanagement Integration“ erfolgreich abgeschlossen. Mit Unterstützung von Dustin Savarino, der als „Integrationsmacher“ das Projekt der Lokalprojekte gGmbH leitete, wurden bedeutende Verbesserungen im Onboarding neuer Mitarbeitender und in den Verwaltungsprozessen erzielt. Savarino reflektiert den Projektverlauf positiv: „Ich bin stolz darauf, was wir als Team in diesem kurzen Zeitraum erreicht haben. Noch bedeutender jedoch sind die Lernerfahrungen, die jede einzelne Person gemacht hat und die uns alle nachhaltig bereichern werden.“

Von der initialen Erstellung einer Prozesslandkarte bis zu umfangreichen Prozessmodellierungen hat das Team signifikante Fortschritte gemacht. Thomas Köder, kommissarischer Leiter der Abteilung für Migration und Flüchtlinge, hebt hervor, wie gewinnbringend die Unterstützung durch Lokalprojekte war: „Wir haben wertvolle Impulse für die Optimierung unserer Abläufe erhalten. Schon jetzt sehen wir Erfolge und können die Einarbeitung neuer Teammitglieder effizienter gestalten. Doch das ist erst der Anfang. Es gibt noch viel zu tun, aber wir sind motiviert, Herausforderungen mit passenden Lösungen zu begegnen.“ Durch das Projekt seien weitere Optimierungspotenziale erkannt worden, die das Amt nun weiterverfolgen werde.

Die erreichten Meilensteine umfassen vereinfachte Zugänge zu Informationen, die Etablierung einer zentralen Anlaufstelle bei Fragen und die Optimierung von Arbeitsabläufen. Des Weiteren hat das Projektteam die Außenwirkung durch strukturiertes Wissen auf der Homepage unter www.pforzheim.de/abh verbessert, was den Bürgerinnen und Bürgern den Zugang zu Dienstleistungen erleichtert. Ein Anliegenfinder im Eingangsbereich des Alten Rathauses bietet darüber hinaus nicht nur Klarheit und Orientierung für ausländische Bürgerinnen und Bürger, sondern stellt auch die Grundlage für eine zukünftige digitale Umsetzung dar.

Zusätzlich hat das Projekt dazu beigetragen, ein generelles Verständnis für Prozessmanagement zu etablieren, das die Grundlage für die kontinuierliche Verbesserung und Effizienzsteigerung bildet. Jürgen Beck, Leiter des Amts für öffentliche Ordnung, betont: „Das Amt für öffentliche Ordnung zieht enormen Nutzen aus den gewonnenen Projekterfahrungen, gerade im Hinblick auf das konkrete Vorgehen auch in weiteren Abteilungen“. Das Projekt „Prozessmanagement Integration“ demonstriere eindrucksvoll, wie durch gemeinschaftliches Engagement und innovative Ansätze Verbesserungen in der Verwaltung realisiert werden können. Ein besonderes Augenmerk liegt auf der sofortigen Nutzbarkeit der erarbeiteten Prozesse für neue Teammitglieder. So bestätigt Patrick Paré, Leiter der zentralen Verwaltungsabteilung: „Dank der genutzten Prozess-Software ist ein gemeinsamer Zugang zu den Prozessen möglich, was einzelne Notizbücher überflüssig macht.“

Über Lokalprojekte gGmbH

Hervorgegangen ist Lokalprojekte aus dem bundesweiten Hackathon unter der Schirmherrschaft des Bundeskanzleramtes im Rahmen von „UpdateDeutschland“ Anfang 2021. Eine Gruppe engagierter Menschen aus Wirtschaft, Verwaltung, Wissenschaft und Gesellschaft hat seither ein tragfähiges und wirksames Konzept für die projektbasierte Einbindung externer Fachexpertinnen und Fachexperten für Städte, Kommunen und Behörden erarbeitet und die Lokalprojekte gemeinnützige GmbH gegründet. Das Konzept wurde in der Pilotphase erfolgreich getestet und seither kontinuierlich verbessert. Inzwischen gibt es auch ein Onboarding-Programm für Querwechslerinnen sowie Querwechsler in der Verwaltung, das sich großer Beliebtheit erfreut. Geschäftsführerin ist Dr. Christine Prokop-Scheer, Verwaltungswissenschaftlerin und Betriebswirtin.

Weitere Informationen zu Lokalprojekte sind unter www.lokalprojekte.de einzusehen. Das Team von Lokalprojekte ist unter hallo(at)lokalprojekte.de zu erreichen.

Über die Robert Bosch Stiftung

Die Robert Bosch Stiftung arbeitet in den Bereichen Gesundheit, Bildung und Globale Fragen. Mit ihrer Förderung setzt sie sich für eine gerechte und nachhaltige Zukunft ein. Die Stiftung ist gemeinnützig, unabhängig und überparteilich. Sie geht auf das Vermächtnis des Unternehmers und Stifters Robert Bosch zurück. Die Robert Bosch Stiftung GmbH unterhält eigene Einrichtungen, entwickelt innovative Projekte und fördert auf internationaler wie lokaler Ebene. Die Erkenntnisse aus ihrer Förderung bringt die Stiftung in die Fachwelt und die öffentliche Debatte ein.

Die Stiftung hält rund 94 Prozent der Geschäftsanteile an der Robert Bosch GmbH und finanziert sich aus der Dividende. Unternehmen und Stiftung handeln unabhängig voneinander. Seit ihrer Gründung 1964 hat die Robert Bosch Stiftung rund 2,2 Milliarden Euro für ihre gemeinnützige Arbeit ausgegeben.

Weitere Informationen unter www.bosch-stiftung.de.