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Digitales Prozessmanagement für die Ausländerbehörde

©Stadt PforzheimFoto: Susanne Herrmann
©Stadt PforzheimFoto: Susanne Herrmann

Die Stadt Pforzheim ist eine von fünf Kommunen in Deutschland, die im letzten Jahr den Zuschlag für das Förderprogramm „Integrationsmacher:innen – Integration durch Zusammenarbeit“ bekommen hat. In dessen Rahmen sollen die Verwaltungsabläufe in der Ausländerbehörde im Amt für öffentliche Ordnung aufgenommen und optimiert werden sollen. Besonders im Vordergrund steht dabei die effiziente und effektive Einarbeitung neuer Mitarbeitenden. Gerade in der Ausländerbehörde, in der spezialisiertes Wissen erforderlich ist und sich Gesetzesgrundlagen regelmäßig ändern, ist dies von entscheidender Bedeutung. Daher strebt die Ausländerbehörde Pforzheim an, mithilfe der vom Amt für Digitalisierung und Organisation eingeführten Prozessdatenbank, welche relevantes Wissen zugänglich und verständlich macht, Wissensmanagement zu etablieren und damit die Einarbeitungsabläufe für neue Mitarbeitende wesentlich zu beschleunigen.

Nach den ersten drei Monaten des Projekts zieht Dustin Savarino, der als externer Experte das Projekt der Lokalprojekte gGmbH leitet, eine positive Halbzeitbilanz: „Innerhalb kürzester Zeit konnten wir bereits die Hälfte aller Prozesse in der Ausländerbehörde identifizieren und strukturieren.“ Ein Prozess sei dabei vergleichbar mit einem Kochrezept: Es handele sich um eine Abfolge von Arbeitsschritten, die nacheinander ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.

Den Startschuss für das Projekt markierte ein Kick-Off-Workshop, bei dem das ämterübergreifende Team der Stadtverwaltung zusammenkam, um gemeinsame Perspektiven und ein einheitliches Projektverständnis zu entwickeln. Darauf aufbauend wurde eine umfassende Prozesslandkarte erstellt. „Allein die Prozesslandkarte war bereits ein großer Gewinn für uns und hat uns vor Augen geführt, wie viele verschiedenste Abläufe wir tagtäglich bearbeiten“, hebt Thomas Köder, stellvertretender Abteilungsleiter der Abteilung für Migration und Flüchtlinge, hervor.

Savarino konzentriert sich nun darauf, die restlichen Arbeitsabläufe in Form von Interviews mit den jeweiligen Fachexpertinnen und -experten zu erfassen und das vorhandene Wissen der Mitarbeitenden zu integrieren. „Es ist eine Herausforderung, über 30 verschiedene Prozesse in nur sechs Monaten zu strukturieren, und das neben dem Tagesgeschäft. Aber durch unsere agile Herangehensweise machen wir stetig Fortschritte“, erklärt Savarino. „Wir arbeiten wöchentlich an einer festgelegten Anzahl von Prozessen und passen unsere Vorgehensweise regelmäßig an, um flexibel auf neue Entwicklungen reagieren zu können.“ Ziel sei es, das Prozess- und Wissensmanagement in der gesamten Abteilung zu etablieren. „Besonders profitieren werden neue Mitarbeitende, die dank der neu geschaffenen Strukturen schnell und effektiv eingearbeitet werden können“, so Köder. Patrick Paré, Abteilungsleiter der Zentralen Verwaltungsabteilung im Amt für öffentliche Ordnung, betont: „Mit Abschluss des Projekts soll gleichzeitig eine Schablone entstehen, die langfristig auch auf andere Bereiche im Rathaus übertragbar ist.“ Es werde auch darüber nachgedacht, inwiefern das strukturierte Wissen dazu genutzt werden könne, die Internetpräsenz der Ausländerbehörde zu verbessern.

Das Projekt ist Teil des Programms „Integrationsmacher:innen – Integration durch Zusammenarbeit“, durchgeführt von der Lokalprojekte gGmbH und gefördert von der Robert Bosch Stiftung. Es wird bis Ende März 2024 abgeschlossen und anschließend öffentlich vorgestellt.

Zur Person Dustin Savarino

Der 25-Jährige hat nach seinem Bachelorstudium im Bereich Wirtschaftsingenieurwesen als Projektmanager Erfahrungen in unterschiedlichen IT-Projekten mit Prozessbezug gesammelt und konnte dadurch umfassende Kenntnisse in der Schnittstelle zwischen technischen und betriebswirtschaftlichen Bereichen erwerben. Parallel dazu hat er aus seinem laufenden Fernstudium im Bereich Digital Management & Transformation bereits wichtige theoretische Kenntnisse erlangt, die er bei seiner Tätigkeit praktisch anwenden kann. Noch bis Ende März 2024 arbeitet er angestellt bei Lokalprojekte gGmbH als externer „Integrationsmacher“.

Über Lokalprojekte gGmbH

Hervorgegangen ist Lokalprojekte aus dem bundesweiten Hackathon unter der Schirmherrschaft des Bundeskanzleramtes im Rahmen von „UpdateDeutschland“ Anfang 2021. Eine Gruppe engagierter Menschen aus Wirtschaft, Verwaltung, Wissenschaft und Gesellschaft hat seither ein tragfähiges und wirksames Konzept für die projektbasierte Einbindung externer Fachexpertinnen und Fachexperten für Städte, Kommunen und Behörden erarbeitet und die Lokalprojekte gemeinnützige GmbH gegründet. Das Konzept wurde in der Pilotphase erfolgreich getestet und seither kontinuierlich verbessert. Inzwischen gibt es auch ein Onboarding-Programm für Querwechslerinnen sowie Querwechsler in der Verwaltung, das sich großer Beliebtheit erfreut. Geschäftsführerin ist Dr. Christine Prokop-Scheer, Verwaltungswissenschaftlerin und Betriebswirtin. 

Weitere Informationen zu Lokalprojekte sind unter www.lokalprojekte.de einzusehen.

Das Team von Lokalprojekte ist unter hallo(at)lokalprojekte.de zu erreichen.

Über die Robert Bosch Stiftung

Die Robert Bosch Stiftung arbeitet in den Bereichen Gesundheit, Bildung und Globale Fragen. Mit ihrer Förderung setzt sie sich für eine gerechte und nachhaltige Zukunft ein. Die Stiftung ist gemeinnützig, unabhängig und überparteilich. Sie geht auf das Vermächtnis des Unternehmers und Stifters Robert Bosch zurück. Die Robert Bosch Stiftung GmbH unterhält eigene Einrichtungen, entwickelt innovative Projekte und fördert auf internationaler wie lokaler Ebene. Die Erkenntnisse aus ihrer Förderung bringt die Stiftung in die Fachwelt und die öffentliche Debatte ein.

Die Stiftung hält rund 94 Prozent der Geschäftsanteile an der Robert Bosch GmbH und finanziert sich aus der Dividende. Unternehmen und Stiftung handeln unabhängig voneinander. Seit ihrer Gründung 1964 hat die Robert Bosch Stiftung rund 2,2 Milliarden Euro für ihre gemeinnützige Arbeit ausgegeben.

Weitere Informationen unter www.bosch-stiftung.de.